09.03.2018 - Dostawa licencji oraz wdrożenie Systemu Elektronicznej Rezerwacji Sal.

PDF09.03.2018 - Dostawa licencji oraz wdrożenie Systemu Elektronicznej Rezerwacji Sal. (1,05MB)
 

Zapytanie ofertowe nr DI-262-1/18

Akademia Muzyczna im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu zwraca się z uprzejmą prośbą o złożenie oferty cenowej na

System Elektronicznej Rezerwacji Sal

1. Zamawiający:

   Akademia Muzyczna im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu

   pl. Jana Pawła II nr 2

   50-043 Wrocław

   tel.  71 310 05 05, fax: 71 355 28 49

   e-mail : kancelaria.ogolna@amuz.wroc.pl

   NIP 897-15-46-349, REGON 000275748

2. Rodzaj zamówienia: usługi.
3. Nazwa zamówienia:

   Dostawa licencji oraz wdrożenie Systemu Elektronicznej Rezerwacji Sal.

4. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie licencji oraz wdrożenie Systemu Elektronicznej Rezerwacji. System  powinien posiadać następującą funkcjonalność:

1. System musi pozwolić na pełną obsługę oraz archiwizację danych dot. utworzonych rezerwacji pomieszczeń przez użytkowników Systemu.
2. System powinien  umożliwić zaczytanie planu zajęć z pliku Excel o stałej i ustalonej strukturze danych.
3. System powinien umożliwić pobranie struktury pomieszczeń z systemu ‘Portiernia’  AMuz.
4. Plan zajęć dydaktycznych AMuz powinien być prezentowany na kalendarzu pomieszczenia w Systemie.
5. Kalendarz pomieszczenia powinien prezentować dane dot. nazwy zaplanowanych zajęć dydaktycznych oraz Imię i Nazwisko prowadzącego zajęcia (w przypadku zajęć dydaktycznych) bądź Imię i Nazwisko osoby tworzącej rezerwację w Systemie.
6. System powinien umożliwiać zarządzanie listą pomieszczeń, co oznacza dodawanie/edycję/usuwanie pomieszczeń do listy niezależnie od zaimportowanej listy pomieszczeń z systemu ‘Portiernia’ AMuz.
7. System musi umożliwiać określenie opiekuna każdego z pomieszczeń w Systemie.
8. System musi  umożliwiać  akceptację  bądź  odrzucenie  rezerwacji  przez  opiekuna pomieszczenia.
9. System musi umożliwiać tworzenie rezerwacji przez każdego aktywnego użytkownika Systemu.
10. System musi umożliwiać utworzenie rezerwacji dla aktywnych użytkowników Systemu przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
11. System musi umożliwiać: anulowanie, akceptację i odrzucenie rezerwacji dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
12. System musi umożliwiać edycję i anulowanie własnych rezerwacji przed okresem jej realizacji przez użytkownika systemu.
13. System musi umożliwiać edycję i anulowanie rezerwacji przez operatora i opiekuna pomieszczenia przed okresem jej realizacji.
14. System musi posiadać narzędzia umożliwiające pobranie danych użytkowników z systemu ‘Portiernia’ AMuz.
15. Utworzenie rezerwacji powinno być możliwe dla użytkowników zarejestrowanych w systemie ‘Portiernia’ AMuz.
16. System musi posiadać funkcjonalność wyszukiwania wolnych pomieszczeń zgodnie z podanym terminem przez użytkownika.
17. System musi umożliwiać podgląd kalendarza pomieszczenia dla każdego użytkownika Systemu.
18. System musi prezentować dane  w postaci ograniczonej, to znaczy że dostęp do tych danych musi być ograniczony, np. poprzez logowanie.
19. System musi umożliwiać zdefiniowanie ról użytkowników wraz z przypisaniem uprawnień uniemożliwiając określonym rolom (np. studentom) edycję danych dot. Pomieszczeń.
20. System powinien umożliwić konfigurację dot. ilości możliwych godzin rezerwacji w tygodniu
    (np. 10h) dla poszczególnych ról w systemie.
21. System powinien umożliwić konfigurację dot. ilości dni ‘do przodu’ (np. 14 dni) dla których możliwe będzie stworzenie rezerwacji dla  poszczególnych ról w systemie.
22. System powinien umożliwić konfigurację maksymalnego czasu pojedynczej rezerwacji (np. 3 h).
23. System musi umożliwiać podgląd wszystkich historycznych rezerwacji w zależności od poziomu nadanych uprawnień:

    - operator  - lista wszystkich rezerwacji

    - opiekun pomieszczenia – lista wszystkich rezerwacji dot. pomieszczenia

    - portier – lista rezerwacji pomieszczeń w budynku

    - użytkownik – lista utworzonych rezerwacji

24. System musi umożliwiać zdefiniowanie dostępności, w których godzinach możliwa jest rezerwacja dla każdego pomieszczenia niezależnie.
25. System musi umożliwiać zarządzanie listą wyposażenia dostępnego w pomieszczeniach.
26.  System musi umożliwiać przypisywanie wyposażenia (wiele pozycji) do pomieszczeń.

aa. System rezerwacji pomieszczeń musi być zintegrowany z systemem ‘Portiernia’ AMuz. Użytkownik po dokonaniu rezerwacji powinien mieć możliwość pobrania klucza do pomieszczenia w systemie ‘Portiernia’ AMuz.

dd. System powinien być dostępny w języku polskim. Komunikaty prezentowane użytkownikom powinne być zrozumiałe I jednoznaczne.

cc. System musi być dostępny poprzez przeglądarkę internetową.

dd. System musi być w pełni responsywny.

5. Termin realizacji zamówienia.

   System powinien zostać zainstalowany przez Wykonawcę na serwerze Zamawiającego i udostępniony Zamawiającemu do 30.06.2018r. Start produkcyjny powinien nastąpić 1.09.2018r.

6. Zawartość oferty.

   Wykonawca w ofercie przedstawi oddzielnie cenę licencji, koszt wdrożenia i koszt wsparcia serwisowego przez 1 rok oraz łączną cenę za realizację całego zamówienia stanowiącą sumę tych trzech pozycji. Zamawiający będzie dokonywał porównania ofert na podstawie łącznej ceny za realizację całego zamówienia w wybranej przez siebie wersji.

Zamawiający nie dopuszcza podziału zamówienia na części.

Dodatkowo należy przedstawić koszt rozbudowy o wersję anglojęzyczną, na którą Zamawiający może ale nie musi udzielić zamówienia w przedmiotowym postępowaniu.

7. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:

   Warunkiem udziału w postępowaniu jest spełnienie wymagań  punktu 4. niniejszego zapytania.

8. Kryteria wyboru oferty:

   Kryterium waga kryterium

   Cena: 100 %

   UWAGA - Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez wyboru oferty i podpisania umowy.

   Informacja na temat ewentualnych zamówień uzupełniających: Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.,

9. Sposób złożenia oferty:

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu w Kancelarii Ogólnej pok. 022 Bud. A (parter budynku) lub drogą elektroniczną na adres email: krzysztof.kosmider@amuz.wroc.pl w terminie do dnia 16.03.2018r., do godz. 15:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty do adresata.
2. Oferty złożone po tym terminie zostaną niezwłocznie zwrócone bez otwierania.
3. Wymaga się, by oferta była dostarczona w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia opakowania, opatrzonym informacją o adresacie oferty, o nazwie zadania i numerem sprawy – DI-262-1/18, firmie (nazwie) lub imieniu i nazwisku Wykonawcy oraz Jego adresie z dopiskiem:
    

   O F E R T A – System Elektronicznej Rezerwacji Sal Akademii Muzycznej
   im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu - nie otwierać przed 19.03.2018r., godz. 08:00

4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19.03.2018r. o godz. 08:00  w siedzibie Zamawiającego (parter, pok. Nr 022). W otwarciu ofert mogą brać udział przedstawiciele Wykonawców.
5. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami:

   Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie, faxem lub e-mailem.

   Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

    

10. Osoba do kontaktu w sprawach merytorycznych: Krzysztof Kośmider – tel. 713100575, email: krzysztof.kosmider@amuz.wroc.pl

     

    Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 ust. 8 oraz art. 4d ust. 1-3 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579).