Zarządzenie Nr 12/2018 z dnia 6 marca 2018r. w sprawie określenia Systemu Kontroli Zarządczej w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu

PDFZarządzenie Nr 12/2018 Rektora Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu z dnia 6 marca 2018r. w sprawie określenia Systemu Kontroli Zarządczej w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu (6,20MB)
 

Zarządzenie Nr 12/2018

Rektora Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu 

z dnia 6 marca 2018r.

 

w sprawie określenia Systemu Kontroli Zarządczej w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu 

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15, poz. 84) i Komunikatu Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Ministra Finansów z 2012, poz. 56) zarządza się, co następuje:

 

§ 1.

Dla zapewnienia realizacji misji, celów strategicznych i zadań Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu  w sposób zgodny z prawem, efektywny, skuteczny, sprawny, oszczędny i terminowy określam System Kontroli Zarządczej Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu  , stanowiący załącznik  do niniejszego zarządzenia. Celem Systemu Kontroli Zarządczej jest wsparcie procesu zarządzania Akademią Muzyczną im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu.

 

§ 2.

1. Do nadzoru nad Systemem Kontroli Zarządczej w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu  oraz podejmowania decyzji związanych z jego funkcjonowaniem upoważniam Kanclerza.
2. Do realizacji określonych zadań związanych z Systemem Kontroli Zarządczej w Akademii Muzycznej im Karola Lipińskiego  we Wrocławiu Prorektorzy i Kanclerz wyznaczają osoby w zakresie swoich kompetencji. 
3. Prorektorzy, Dziekani, Kanclerz i Kwestor zobowiązani są do przedłożenia Rektorowi informacji o stanie kontroli zarządczej w zakresie nadzorowanych jednostek i komórek organizacyjnych  za poprzedni rok w terminie do 10 marca roku bieżącego. 
4. System Kontroli zarządczej w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu  obejmuje wszystkie jednostki i komórki organizacyjne.

    

   § 3.

   Wszyscy pracownicy Akademii są zobowiązani do przestrzegania zasad i bieżącego uczestniczenia w budowie i rozwoju Sytemu Kontroli Zarządczej w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu.

    

   § 4.

   Traci moc Zarządzenie Nr 65/2013 Rektora Akademii Muzycznej im Karola Lipińskiego  we Wrocławiu z dnia 5 grudnia 2013r. w sprawie procedur kontroli zarządczej w Akademii Muzycznej im Karola Lipińskiego we Wrocławiu. 

    

   § 5.

   Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

    

    

    

   Załącznik do Zarządzenia Nr 12/2018

   Rektora Akademii Muzycznej

   im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu

   z dnia 6 marca 2018 r.

   w sprawie określenia Systemu Kontroli Zarządczej

5. w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego  we Wrocławiu 

    

    

   SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ

   Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu

   Rozdział I

   Postanowienia ogólne

    

   § 1.

   Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają:

1) Akademia – Akademię Muzyczną im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu;

2) Rektor – Rektora Akademii,

3) Prorektor -  Prorektorów Akademii,

4) Kanclerz – Kanclerza Akademii,

5) SKZ – System Kontroli Zarządczej Akademii,

6) jednostka organizacyjna – jednostkę organizacyjną i komórkę organizacyjną w rozumieniu Regulaminu organizacyjnego Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu.

 

§ 2.

1. SKZ stanowi ogół zadań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów Akademii w sposób zgodny z prawem, efektywny, skuteczny, sprawny, oszczędny i terminowy.
2. SKZ powinien dostarczyć Rektorowi rzetelnej informacji, że cele i zadania  Akademii są realizowane właściwie.

    

   § 3.

   Celem SKZ w Akademii jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7) skutecznego zarządzania ryzykiem.

 

§ 4.

1. Kontrola zarządcza realizowana w ramach SKZ działań Akademii wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad, w szczególności prowadzenia gospodarki finansowej, a w tym:

1) legalności, w ramach której pracownicy są zobowiązani do zapewnienia działań zgodnie z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa powszechnie obowiązującego, wewnętrznymi aktami prawnymi, umowami, decyzjami administracyjnymi oraz innymi rozstrzygnięciami podjętymi przez uprawnione podmioty,

2) rzetelności, która wymaga by pracownicy wykonywali obowiązki z należytą starannością, sumiennie i terminowo, dokumentując określone działania zgodnie z rzeczywistością, z uwzględnieniem towarzyszących im okoliczności, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności;

3) celowości, w ramach której pracownicy badają, czy działalność Akademii jest zgodna z przyjętymi celami i zasadami. W przypadku decyzji finansowych, kryterium celowości obejmuje sprawdzenie, czy dany wydatek jest zgodny z przyjętymi planami, a w szczególności z rocznym planem rzeczowo-finansowym Akademii,

4) gospodarności, w ramach której pracownicy optymalizują metody i sposoby oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem Akademii, uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów a ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód lub powodujące ich ograniczenie,

5) przejrzystości, według której dochody i wydatki publiczne mają być klasyfikowane, sprawozdania finansowe sporządzane, a zasady rachunkowości stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w formie zorganizowanego ładu dokumentacyjnego, a ponadto dokumenty będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych mają być opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania,

6) jawności, dla zapewnienia której Akademia prowadzi Biuletyn Informacji Publicznej i udostępnia materiały zgodnie z przepisami regulującymi kwestie dostępu do informacji publicznej.

2. Kontrolę zarządczą w ramach SKZ prowadzi się w drodze:

1) samokontroli – badania prawidłowości wykonywania własnej pracy przez wszystkich pracowników, zgodnie z zakresami uprawnień i obowiązków,

2) kontroli funkcjonalnej – sprawowanej w ramach obowiązku nadzoru,

3) kontroli wstępnej – przeprowadzanej przed wykonaniem operacji gospodarczej,

4) kontroli następczej – przeprowadzanej po zaistnieniu zdarzenia rzeczywistego, mającej na celu wykrycie nieprawidłowości.

3. Kontrola zarządcza w ramach SKZ spełnia następujące funkcje:

1) sygnalizacyjną – poprzez dostarczenie wszystkim kierownikom i pracownikom na samodzielnych stanowiskach informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowania wystąpienia nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania,

2) instruktażową – poprzez inicjowanie kierunków prawidłowego działania, wskazywanie sposobów i środków likwidacji oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości,

3) profilaktyczną – poprzez zapobieganie występowaniu niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań.

 

§ 5.

Procedury SKZ obejmują sześć grup odpowiadających następującym elementom Standardów kontroli zarządczej wprowadzonych Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15, poz. 84)

1) środowisko wewnętrzne,

2) misja, cele i zadania,

3) zarządzanie ryzykiem,

4) mechanizmy kontroli,

5) informacja i komunikacja,

6) monitorowanie i ocena.

 

Rozdział II

Środowisko wewnętrzne

§ 6.

Przestrzeganie wartości etycznych

1. Pracownicy Akademii powinni charakteryzować się wysokim poziomem osobistych i zawodowych kompetencji, zapewniających osiągnięcie przez Akademię wyznaczonych celów zapisanych w planie działalności oraz w planie rzeczowo-finansowym.
2. Pracownicy powinni być świadomi konsekwencji wynikających z nieetycznego zachowania lub działań niezgodnych z prawem.
3. Wzorzec wartości etycznych w Akademii stanowi Kodeks Etyki Pracownika Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu wprowadzony Zarządzeniem Rektora Nr 39/85/2010/2011 z dnia 27 września 2011r.

    

   § 7.

   Kompetencje zawodowe

1. Pracownicy Akademii, w tym jej kierownictwo, są zobowiązani do posiadania takiego stopnia wiedzy i umiejętności oraz doświadczenia, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki.
2. Pracownicy Akademii uczestniczą w szkoleniach, dbają o ciągłe podnoszenie umiejętności i aktualizowanie koniecznego zakresu wiedzy.
3. Proces zatrudniania pracowników Akademii jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko.
4. Pracownicy Akademii podlegają okresowym ocenom dokonywanym przez bezpośrednich przełożonych. Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych podejmują decyzję w zakresie formy dokumentowania  przeprowadzonych ocen. 
5. Regulamin pracy Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu ustala organizację i porządek w miejscu pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
6. Dział Kadr  zapewnia zapoznanie się przez każdego zatrudnianego pracownika z treścią Regulaminu pracy Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu przed przystąpieniem przez niego do pracy.

    

   § 8.

   Struktura organizacyjna

1. Struktura organizacyjna Akademii uwzględniająca zadania i cele Akademii, a także politykę kierownictwa Akademii w zakresie racjonalnego wykorzystania zasobów ludzkich i rzeczowych w realizacji misji Akademii, jest określona w Statucie Akademii oraz Regulaminie Organizacyjnym.
2. Struktura, podporządkowanie i zakres zadań jednostek organizacyjnych administracji Akademii są okresowo analizowane i dostosowywane do zmieniających się warunków otoczenia Uczelni.
3. Do bieżącego zarządzania poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi wykorzystuje się plany działalności.
4. W celu realizacji zadań jednostek organizacyjnych  właściwi przełożeni, o których mowa w Regulaminie Organizacyjnym, określają i na bieżąco aktualizują zakresy obowiązków,  odpowiedzialności poszczególnych podległych pracowników.

    

   § 9.

   Delegowanie uprawnień

1. Rektor może powoływać pełnomocników, na czas nieokreślony lub na okres niezbędny do wykonania zleconych zadań, z tym że:

1) pełnomocnictwo jest udzielane na piśmie, ze wskazaniem zadań do wykonania przez pełnomocnika,

2) pełnomocnictwo powinno być zaopiniowane przez radcę prawnego Akademii.

2. Rektor może upoważnić pracowników Akademii do podejmowania w jego imieniu decyzji oraz wykonywania czynności w określonych sprawach. Upoważnienie jest udzielane w formie pisemnej. Udzielenie upoważnień oraz oświadczenie osoby upoważnionej o przyjęciu upoważnienia i zobowiązania do właściwej realizacji obowiązków z niego wynikających następuje w drodze indywidualnego upoważnienia podpisanego przez Rektora i osobę upoważnioną.
3. Rejestr udzielonych przez Rektora pełnomocnictw i upoważnień prowadzi stanowisko specjalisty ds. oraganizacyjno-prawnych.

    

    

   Rozdział III

   Misja, zadania i cele

   § 10.

   Misja i strategia rozwoju Akademii

Misją Akademii jest wnoszenie wkładu do dziedzictwa kultury narodowej poprzez twórczą pracę naukową i artystyczną swych nauczycieli akademickich i studentów.

Działalność ta prowadzona jest w zgodzie z uniwersalnymi zasadami etycznymi i regułami postępowania, utrwalonymi w wielowiekowej tradycji akademickiej. Akademia działa na zasadach wolności twórczości artystycznej, wolności badań naukowych oraz wolności nauczania.

 

§ 11.

Określenie zadań i celów

1. W Akademii określa się podstawowe obszary działalności wynikające z uchwalonej przez Senat misji Akademii.
2. Podstawowe obszary działalności realizowane są przez wyznaczone cele oraz przyporządkowane zadania. 
3. W Akademii opracowywane są roczne plany działalności realizacji zadań i celów.
4. Plan działalności zawiera określenie min. celów, zadań, rezultatów, mierników oraz osób odpowiedzialnych za osiągnięcie celu jednostki organizacyjnej. Plan jest sporządzany na okresy nie dłuższe niż roczne.
5. Zasady i tryb wyznaczenia celów oraz określania mierników ich realizacji określa odrębne Zarządzenie Rektora.

    

   § 12.

   Monitorowanie i ocena realizacji zadań i celów

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Akademii na bieżąco monitorują i oceniają realizację celów i zadań.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych sporządzają i przedstawiają Rektorowi za pośrednictwem Prorektorów i Kanclerza roczne sprawozdania z realizacji celów i zadań.
3. Zasady monitorowania realizacji celów i zadań określają przepisy zarządzenia Rektora.

    

    

   Rozdział IV

   Zarządzanie ryzykiem

   § 13.

   Identyfikacja ryzyka

1. Prorektorzy, Kanclerz oraz kierownicy jednostek organizacyjnych dokonują raz w roku identyfikacji ryzyka związanego z osiąganiem odpowiednio celów strategicznych oraz celów operacyjnych i realizacją zadań wyznaczonych dla podległej mu jednostki organizacyjnej.
2. W celu uzyskania spójności w zarządzaniu ryzykiem ustala się następujące kategorie ryzyka:

1) zarządzanie(Z),

2) finanse (F),

3) bezpieczeństwo (B),

4) czynniki zewnętrzne(CZ),

5) przepisy, procedury (P),

6) działalność operacyjna (O).

3. Dokonując identyfikacji ryzyka wykorzystuje się w szczególności: wyniki kontroli i ocen, złożoność działalności, zmiany w przepisach prawnych, kompetencje pracowników, zmiany struktury organizacyjnej, zabezpieczenie techniczne, informatyczne i finansowe służące realizacji celów i zadań oraz przepływ informacji.
4. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje Akademia lub jednostka organizacyjna, dokonuje się ponownej identyfikacji ryzyka.

    

   § 14.

   Analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko

1. Zidentyfikowane ryzyka Kanclerz oraz kierownicy jednostek organizacyjnych poddają analizie, która obejmuje dokonanie oceny wpływu ryzyka na działalność Akademii lub jednostki organizacyjnej i polega na oszacowaniu jego istotności będącej wynikiem prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego wagi - znaczenia dla realizacji zadań i celów.
2. Punktowa ocena istotności ryzyka równa się iloczynowi prawdopodobieństwa jego wystąpienia i jego wagi (oddziaływania, wpływu). Tabele określające sposób punktowej oceny istotności ryzyka zawiera załącznik Nr 1 do SKZ.
3. Istotność ryzyka określa się w skali:

1) WYSOKIE od 15 do 25 pkt.

2) ŚREDNIE od 8 do 14 pkt.

3) NISKIE od 2 do 7 pkt.

4. Jeżeli dla zadania istotność ryzyka jest:

1) Niska - jest to ryzyko akceptowalne, które nie wymaga reagowania,

2) Średnia - jest to ryzyko tolerowane, w przypadku, którego kierownik jednostki organizacyjnej na bieżąco monitoruje realizację zadania i podejmuje działania w kierunku obniżenia ryzyka do niskiego. Po podjęciu działania osoba zarządzająca ryzykiem w zadaniu monitoruje efekty działania i jeśli ryzyko ulegnie obniżeniu to nie robi nic więcej. Jeśli ryzyko ulegnie podwyższeniu, to ustala sposób działania z osobą zarządzającą ryzykiem,

3) Wysoka - kierownik jednostki organizacyjnej planuje działania awaryjne określające sposób reakcji na ryzyko, które nie jest akceptowalne oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację.

4. Wyniki identyfikacji i analizy ryzyka oraz sposób reakcji na ryzyko, które nie jest akceptowalne kierownicy jednostek organizacyjnych dokumentują według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SKZ i przekazują Prorektorom oraz  Kanclerzowi do zatwierdzenia w terminie do dnia 15 lutego roku, w którym przewiduje się wystąpienie ryzyka.
5. Wyniki identyfikacji i analizy ryzyka realizacji celów Akademii opracowane przez Prorektorów  i Kanclerza zatwierdza Rektor z datą zatwierdzenia planu działalności Akademii na rok, w którym przewiduje się wystąpienie ryzyka.

    

   Rozdział V

   Mechanizmy kontroli zarządczej

   § 15.

   W Akademii wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:

1) szczegółowe mechanizmy kontroli, w tym kontrola wewnętrzna i kontrola operacji finansowych i gospodarczych,

2) ochrona zasobów,

3) kontrola operacji teleinformatycznych,

4) dokumentowanie SKZ,

5) nadzór,

6) ciągłość działalności (m. in. bieżąca kontrola, podział odpowiedzialności, schemat zastępstw).

 

§ 16.

Kontrola wewnętrzna

1. W razie potrzeby w Akademii przeprowadzane są kontrole wewnętrzne.
2. Kontrole wewnętrzne w Akademii zarządza Rektor lub Kanclerz.
3. Kontrole wewnętrzne realizowane są przez zespoły kontrolne lub pracowników wyznaczonych do przeprowadzenia kontroli w drodze stosownych pisemnych decyzji Rektora lub Kanclerza.
4. Do przeprowadzenia kontroli wyznacza się pracowników posiadających wiedzę w zakresie metodyki przeprowadzania kontroli oraz wiedzę i doświadczenia zagadnień będących przedmiotem kontroli.

    

   § 17.

   Kontrola operacji finansowych i gospodarczych

1. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych powinny zapewnić:

1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, łatwy dostęp do tej dokumentacji osób upoważnionych, dający możliwość prześledzenia każdej operacji finansowej i gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu,

2) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez osoby upoważnione,

3) podział obowiązków pomiędzy pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa,

4) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

2. Szczegółowe procedury kontroli operacji finansowych i gospodarczych są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.

    

   § 18.

   Ochrona zasobów

1. Akademia posiada odpowiednie zabezpieczenie, aby dostęp do jej zasobów materialnych, finansowych i informatycznych miały jedynie osoby upoważnione. Osoby te są odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie tych zasobów.
2. W Akademii prowadzone są okresowe inwentaryzacje, polegające na porównaniu stanu mienia jednostki ze stanami ewidencyjnymi.
3. W przypadku danych informatycznych istnieje cały zakres zabezpieczeń fizycznych i technicznych chroniących do nich dostęp.

    

   § 19.

   Mechanizmy kontroli operacji teleinformatycznych

1. Celem mechanizmu jest kontrola podstawowych standardów oraz wytycznych obowiązujących w procesach elektronicznego przetwarzania informacji i eksploatacji systemów teleinformatycznych, zmierzająca do zachowania bezpieczeństwa zarządzania informacją oraz zgodności podczas projektowania, wdrażania i funkcjonowania systemów teleinformatycznych z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
2. Wymagania bezpieczeństwa, które podlegają kontroli, stanowią zbiór zasad, celów i regulacji opracowanych dla zapewnienia skutecznej oraz bezpiecznej realizacji zadań z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych.
3. W Akademii mechanizmem kontroli objęte zostały działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa zarządzania informacją w sieciach i pracujących w nich systemach.
4. Funkcjonowanie mechanizmów kontroli systemów informatycznych, takich, jak: kontrola dostępu, kontrola oprogramowania systemowego, kontrola tworzenia i zmian w aplikacjach oraz nadawania uprawnień do systemów informatycznych zapewnia jednostka organizacyjna właściwa w sprawach informatyki.

    

   § 20.

   Dokumentowanie SKZ

1. Dokumentację SKZ stanowią zarządzenia Rektora, procedury wewnętrzne, instrukcje, regulaminy, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne.
2. Dokumentacja SKZ jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
3. Stanowisko ds. organizacyjno – prawnych prowadzi rejestr i zbiór wszystkich procedur wewnętrznych, instrukcji, regulaminów, wytycznych i innych dokumentów wewnętrznych stanowiących dokumentację SKZ.

    

   § 21.

   Nadzór kierowniczy

1. Rektor, Prorektorzy, Kanclerz, Kwestor oraz kierownicy jednostek organizacyjnych sprawują nadzór kierowniczy nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
2. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzenie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.
3. Zadania, obowiązki i odpowiedzialności pracowników Akademii zostały określone w Zakresach obowiązków  i odpowiedzialności.
4. Ocena pracowników Akademii odbywa się w oparciu o obowiązujące przepisy oraz wewnętrzne procedury.

    

   § 22.

   Ciągłość działalności

1. Kontrola zarządcza ma zapewnić utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności Akademii w szczególności operacji finansowych i gospodarczych oraz ochronę zasobów finansowych, materialnych i informatycznych. Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystanie wyników analizy ryzyka.
2. W celu utrzymania ciągłości działalności Akademii, a w szczególności ciągłości operacji finansowych i gospodarczych, w Akademii został określony schemat zastępstw, uwzględniony w zakresie obowiązków każdego pracownika.

    

   Rozdział VI

   Informacja i komunikacja

   § 23.

   Informacje bieżące i komunikacja wewnętrzna

   W skład elementów służących przekazywaniu informacji bieżących wchodzą:

1) Zarządzenia i decyzje Rektora, które są aktami wewnętrznego kierowania w Akademii. Zarządzenia i decyzje wydawane są na podstawie ustaw i innych przepisów. Projekty zarządzeń i decyzji przygotowują kierownicy jednostek organizacyjnych wg właściwości. Autorzy projektów aktów prawnych są również odpowiedzialni za uzyskanie opinii radcy prawnego,

2) Spotkania  kadry kierowniczej Akademii, które odbywają się w razie zaistniałej potrzeby w składzie zależnym od tematu spotkania,

3) Posiedzenia Senatu Akademii,

4) Posiedzenia Rady Wydziałów,

5) Spotkania kierownictwa Akademii bezpośrednio z pracownikami Akademii lub w innych składach, które organizowane są w razie zaistnienia takiej konieczności,

6) Tablice ogłoszeniowe – umieszczone w widocznym miejscu w każdym budynku Akademii,

7) Komunikacja na linii pracownicy – studenci Akademii funkcjonuje w oparciu o:

a) samorząd studencki,

b) zajęcia dydaktyczne,

c) spotkania studentów z kierownictwem Akademii.

 

§ 24.

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna funkcjonuje w oparciu o następujące elementy:

1) strona internetowa Biuletynu Informacji Publicznej, której funkcjonowanie regulują przepisy powszechnie obowiązujące,

2) strona internetowa Akademii – służąca promocji Akademii i przekazywaniu istotnych informacji z życia Akademii, prowadzona przez Biuro Promocji i Organizacji Imprez.

 

Rozdział VII

Monitorowanie i ocena

§ 25.

Monitorowanie SKZ

1. Skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej podlega monitorowaniu podczas wykonywania codziennych obowiązków.
2. Monitorowanie przeprowadzane jest w każdej jednostce organizacyjnej Akademii przez kierownika jednostki organizacyjnej.
3. Raz na rok, w okresie I-go kwartału Prorektorzy, Kanclerz mogą zorganizować  spotkanie kadry kierowniczej Akademii w celu wymiany uwag dotyczących sposobu funkcjonowania SKZ oraz problemów, jakie napotykają w swej działalności poszczególne merytoryczne jednostki organizacyjne.

    

   § 26.

   Samoocena

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Akademii przeprowadzają samoocenę SKZ w podległych sobie jednostkach organizacyjnych w oparciu o formularz stanowiący załącznik nr 3 do SKZ.
2. Samoocena dokonywana powinna być do końca stycznia po ocenianym roku.
3. Na podstawie samooceny dokonanej przez kierowników jednostek organizacyjnych – Prorektorzy, Kanclerz i Kwestor opracowują i przedstawiają Rektorowi  w terminie do dnia 1 marca roku bieżącego, informację o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni. 

    

   § 27.

   Audyt wewnętrzny

   W Akademii nie została wyodrębniona jednostka organizacyjna zajmująca się audytem wewnętrznym.

    

   § 28.

   Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

1. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Rektora są wyniki monitorowania, samooceny SKZ oraz sprawozdania ze stopnia realizacji zadań i celów poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz przeprowadzonych kontroli.
2. Rektor może wskazać członków kadry kierowniczej Akademii, którzy zobowiązani są w wyznaczonym terminie złożyć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w nadzorowanych lub podległych jednostkach organizacyjnych Akademii.