14.08.2019 - Postępowanie na obsługę serwisową urządzeń klimatyzacyjnych, central wentylacyjnych oraz zestawów hydroforowych, której szczegółowy zakres określa załącznik do niniejszego zapytania.
Wrocław, 13.08.2019 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
na obsługę serwisową urządzeń klimatyzacyjnych, central wentylacyjnych oraz zestawów hydroforowych.
Akademia Muzyczna im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu ogłasza postępowanie na obsługę serwisową urządzeń klimatyzacyjnych, central wentylacyjnych oraz zestawów hydroforowych, której szczegółowy zakres określa załącznik do niniejszego zapytania.
I.Warunki wykonywania usług, które zostaną ujęte w umowie
- Termin realizacji:
Dwa lata od dnia podpisania umowy.
- Kary umowne:
1) W przypadku zwłoki w wykonaniu zadań w uzgodnionych z Zamawiającym terminach Zamawiający będzie miał prawo naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia rocznego brutto za każdy roboczy dzień zwłoki.
2) W przypadku braku reakcji na awarię w czasie zadeklarowanym w ofercie Wykonawcy Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 200,00 zł za każdą rozpoczętą dobę opóźnienia.
- Płatności:
1) Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty należności za wykonanie usługi, w terminie do 14 dni od daty złożenia przez Wykonawcę, następujących dokumentów:
- Prawidłowo dostarczonej i wystawionej faktury VAT
- Protokołów – odpowiednio :
- okresowego przeglądu konserwacyjno-serwisowego zgodnie z tabelą (na każde serwisowane urządzenie wystawiony indywidualny protokół serwisowy),
- comiesięcznej ogólnej oceny stanu technicznego urządzeń (protokół zbiorczy na wszystkie urządzenia).
- Powyższe protokoły podpisane przez obie strony umowy w tym przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.
- Protokoły wykonanych przeglądów i ogólnej oceny stanu technicznego urządzeń, stanowią podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury za dany miesiąc,
- Płatność zostanie dokonana przelewem bankowym na konto Wykonawcy podane na fakturze.
- Zakres umowy:
1) obsługa serwisowa urządzeń klimatyzacyjnych, central wentylacyjnych oraz zestawów hydroforowych, w tym wykonanie dwóch okresowych przeglądów konserwacyjno-serwisowych w ciągu roku, utrzymanie w ruchu instalacji i urządzeń zamontowanych w budynkach A, B, C, D i E oraz wykonywanie raz w miesiącu ogólnej oceny stanu technicznego urządzeń objętych umową, polegającej m.in. na ewentualnym przywróceniu ich do pracy, odczytaniu parametrów na panelach sterujących i ewentualnej korekcie ustawień, wzrokowej ocenie stanu technicznego oraz kontroli poprawności ich działania (po zakończeniu przeglądów konserwacyjno-serwisowych, oceny stanu technicznego serwisowych urządzeń Wykonawca przedstawi protokół z wykonanych czynności). Szczegółowy zakresy obsługi określa załącznik do zapytania ofertowego,
2) Zmiana warunków podpisanej umowy będzie wymagała formy pisemnej pod rygorem nieważności,
3) W sprawach nieuregulowanych umową, strony będą obowiązywały przepisy Kodeksu Cywilnego.
4) Wykonawca pełni nadzór nad sposobem wykonywania przedmiotu umowy przez swoich pracowników.
II.Oferta
1.Opis sposobu przygotowania oferty:
1) oferta powinna zawierać:
- cenę całkowitą roczną oraz miesięczny koszt serwisu (ryczałt) za realizację czynności serwisowych (wraz z dojazdem, materiałami eksploatacyjnymi, płynami czyszczącymi, olejami, smarami, niewielkim dopełnieniem ubytku glikolu, freonu, protokołami, wpisami do książek gwarancyjnych i systemu CRO), przy czym Zamawiający dostarczy filtry we własnym zakresie,
- Należy podać wartości jednostkowe wynagrodzenia za poszczególne urządzenia zgodnie z wykazem podanym w tabelach, celem ewentualnej korekty wynagrodzenia w przypadku wycofania urządzenia z eksploatacji,
- do oferty należy dołączyć posiadane autoryzacje producentów urządzeń oraz ważne certyfikaty,
2) oferta powinna:
- być opatrzona pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, nr telefonu, nr NIP,
- być podpisana czytelnie przez przedstawiciela oferenta,
2.Opis sposoby obliczenia ceny
1) Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytego oraz zgodnego z obowiązującymi przepisami zrealizowania przedmiotu zamówienia i stanowi wynagrodzenie Wykonawcy.
2) Ceną oferty jest miesięczny koszt serwisu wynikający z podzielania zsumowanych kwot z tabeli nr 1 oraz z tabeli nr 2 w Formularzu ofertyprzez 12 miesięcy.
3.Kryteria oceny ofert
1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:
|
Lp. |
Kryterium |
Znaczenie procentowe kryterium |
Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium |
|
1. |
Cena ( C ) |
80% |
80 punktów |
|
2 |
Czas reakcji na awarię (A) |
20% |
20 punktów |
2) W przypadku kryterium „cena” (C) oferta otrzyma ilość punktów wynikającą z działania:
najniższa cena ofertowa
C = ------------------------------------------ x 100 x 80%
badana cena ofertowa
Wykonawca w ramach kryterium „cena” może maksymalnie uzyskać 80 pkt.
Zamawiający w kryterium cena będzie porównywał „miesięczny koszt serwisu”
3) W przypadku kryterium „Czas reakcji na awarię” (A) oferta otrzyma ilość punktów wynikającą z działania:
najkrótszy czas reakcji w złożonych ofertach
A = ------------------------------------------------------------- x 100 x 20%
czas reakcji w ofercie badanej
Wykonawca w ramach kryterium „Czas reakcji na awarię” (A) może maksymalnie uzyskać 20 pkt.
4) Każdy z wykonawców poda w godzinach realny czas reakcji na awarię, który nie może być dłuższy niż 36h.
5) Wynik oceny kryterium zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
Ocena końcowa oferty: Ok = C + A
6) Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród ofert nieodrzuconych, przez co należy rozumieć ofertę, która otrzyma łącznie największą ilość punktów w kryterium cena i czas reakcji na awarię.
7) W przypadku jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taką samą cenę, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
4.Termin i miejsce składania ofert:
1) oferty można składać do dnia 20 sierpnia 2019 r. do godz. 12:00
2) oferty w formie elektronicznej należy przesłać na adres: robert.przytulski@amuz.wroc.pl
3) oferty w formie papierowej należy dostarczyć do Kancelarii Kanclerza
Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu,
pl. Jana Pawła II nr 2 , 50-043 Wrocław, pokój nr 022 A.
Zaleca się oględziny miejsca wykonywania usługi przed złożeniem oferty (budynki Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu,) w tej sprawie proszę kontaktować się z p. Robertem Przytulskim, tel. (71) 31-00-565.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranymi Wykonawcami.
Zamawiający zastrzega sobie prawa do odstąpienia od przeprowadzenia postępowania, do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty oraz do unieważnienia postępowania w części lub w całości bez podania przyczyny.
Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest zgodnie z obowiązującym w Akademii Muzycznej im. Karola Lipińskiego we Wrocławiu – Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 ust. 8 oraz art. 4d ust. 1-3 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.).
Załącznik nr 1
Do zapytania na obsługę serwisową urządzeń klimatyzacyjnych, central wentylacyjnych oraz zestawów hydroforowych.
Zakres czynności obejmuje:
I. Wykonanie dwóch okresowych przeglądów konserwacyjno-serwisowych w ciągu roku, utrzymanie w ruchu instalacji i urządzeń zamontowanych w budynkach A, B, C, D i E oraz wykonywanie raz w miesiącu ogólnej oceny stanu technicznego urządzeń objętych umową, polegającej m.in. na ewentualnym przywróceniu ich do pracy, odczytaniu parametrów na panelach sterujących i ewentualnej korekcie ustawień, wzrokowej ocenie stanu technicznego oraz kontroli poprawności ich działania (po zakończeniu przeglądów konserwacyjno-serwisowych, oceny stanu technicznego serwisowanych urządzeń Wykonawca przedstawi protokół z wykonanych czynności).
Wykonawcy serwisujący urządzenia winni posiadać autoryzację producenta (na urządzenia objęte gwarancją patrz Tabele), specjalistyczną wiedzę zgodnie z wytycznymi producentów urządzeń w zakresie serwisu, konserwacji oraz przeglądów tych urządzeń (DTR dostępne u Zamawiającego).
Okresowe przeglądy konserwacyjno-serwisowe urządzeń klimatyzacji oraz central wentylacyjnych i ich instalacji odbywały się będą dwa razy w roku w miesiącach marzec i wrzesień /wymiana dostarczonych przez Zamawiającego filtrów zgodnie ze wskazaniami urządzeń, jednak nie mniej niż dwa razy w roku zgodnie dokumentacją techniczno-ruchową i instrukcją eksploatacji urządzeń.
Wykonywanie raz w miesiącu ogólnej oceny stanu technicznego urządzeń objętych umową, polegającej m.in. na ewentualnym przywróceniu ich do pracy, odczytaniu parametrów na panelach sterujących i ewentualnej korekcie ustawień, wzrokowej ocenie stanu technicznego oraz kontroli poprawności ich działania (po zakończeniu oceny stanu technicznego serwisowych urządzeń Wykonawca przedstawi protokół z wykonanych czynności). Wymienione czynności będą zrealizowane do 10 dnia każdego miesiąca.
Oferta powinna zawierać koszty utylizacji zużytych filtrów, wykonanie wszystkich czynności serwisowych wymaganych przez producenta, niezbędnych do zachowania 5 letniej gwarancji urządzeń /w przypadku urządzeń na gwarancji patrz Tabela/. Okresowy przegląd konserwacyjno-serwisowy wykonywany w odstępie 6 miesięcy /pierwszy przegląd w miesiącu wrzesień 2019/, obejmująca niezbędne materiały eksploatacyjne, wpisy do książek gwarancyjnych oraz do systemu CRO (w porozumieniu, wpisu może dokonać również Zamawiający).
- Wykonanie czynności serwisowych i konserwacyjnych niżej wymienionych instalacji i urządzeń zgodnie z następującą częstotliwością
|
przegląd okresowy dwa razy w roku oraz comiesięczna ocena stanu technicznego |
Ilość sztuk |
|
|
|
|
budynek A: |
|
|
szt.6 |
|
szt.1 |
|
szt.1 |
|
szt.3 |
|
szt.2 |
|
szt.2 |
|
szt.2 |
|
|
|
|
budynek B: |
|
|
szt.1 |
|
|
|
|
budynek C: |
|
|
szt.1 |
|
szt.2 |
|
|
|
|
budynek D: |
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
budynek E: |
|
|
szt. 7 w tym: |
|
szt.2 |
|
|
szt. 2 |
|
|
szt. 9 |
|
|
szt. 6 |
|
|
szt. 1 |
|
szt. 1 |
|
szt.3 |
|
szt.2 |
Wykonanie czynności serwisowych i konserwacyjnych niżej wymienionych instalacji i urządzeń zgodnie z następującą częstotliwością
|
przegląd okresowy raz w roku: |
|
|
|
|
|
budynek A,D,E,F: |
|
|
zestaw hydroforowy na cele ppoż./bytowe 3/2 razem |
szt.5 |
|
budynek E: |
|
|
kurtyny powietrzne Olefini |
szt.4 |
- Zakres czynności do wykonania przy serwisie klimatyzatorów, które udokumentowane będą oddzielnym protokołem i adnotacją w karcie gwarancyjnej /w przypadku urządzeń na gwarancji/:
- Czyszczenie filtrów powietrza jednostki wewnętrznej;
- Czyszczenie wymienników ciepła skraplacza i parownika, misy i rury spustowej kondensatu;
- Sprawdzenie drożności oraz szczelności układu odprowadzania skroplin, jego czyszczenie w tym elementów pompki skroplin;
- Sprawdzenie szczelności układu chłodniczego
- Sprawdzenie przewodów i izolacji ze względu na uszkodzenia mechaniczne;
- Sprawdzenie skuteczności funkcji chłodzenia i grzania (uzyskiwane temperatury nawiewu);
- Sprawdzenie działania sterowników;
- Mycie urządzeń;
- W jednostkach zewnętrznych czyszczenie lamel wymienników ciepła i otworów wentylacyjnych panelów;
- Czyszczenie misy spustowej kondensatu;
- Sprawdzenie dokręcenia całego zespołu wentylatora;
- Oczyszczenie elementów elektronicznych oraz pozostałych części jednostki sprężonym powietrzem.
- Zakres czynności do wykonania przy serwisie central wentylacyjnych, które udokumentowane będą oddzielnym protokołem:
- sprawdzenie poprawności działania układu chłodniczego lub grzewczego i pomiar parametrów pracy.
- próba szczelności instalacji i jej uzupełnienie.
- kontrola pracy i przetestowanie układów automatyki kontrolno-pomiarowej, sprawdzenie poprawności działania zainstalowanych zabezpieczeń /dot. rozdzielni central/ oraz wykonanie ewentualnych napraw.
- kontrola parametrów czynników (grzewczego, chłodniczego).
- kontrola parametrów pracy i przepływów powietrza.
- sprawdzenie oraz czyszczenie wymienników ciepła.
- sprawdzenie i konserwacja układu odprowadzania skroplin.
- czyszczenie agregatów.
- od kamienienie układu parownika w agregatach wody lodowej.
- sprawdzenie sterowników.
- czyszczenie obudowy klimatyzatorów.
- czyszczenie filtrów lub ich wymiana.
- ocena stanu zespołów wentylatorowych.
- pomiar prądów pobieranych przez odbiorniki energii elektrycznej,
- wymiana filtrów powietrza,
- sprawdzenie stanu przekładni pasowej (jeśli występuje),
- kontrola pracy przepustnic wielopłaszczyznowych,
- czyszczenie anemostatów wewnątrz i na zewnątrz,
- ocena zużycia łożysk.
- Zakres czynności do wykonania przy serwisie agregatów wody lodowej, które udokumentowane będą oddzielnym protokołem:
Układ hydrauliczny
- Napełnienie układu
- Czystość filtra wody
- Działanie czujnika przepływu
- Czy nie ma przecieków
- Czy przepływ przez parownik jest odpowiedni
- Czy układ nie jest zapowietrzony
- Stan izolacji termicznej rurociągu
- Czy skład medium jest prawidłowy (stężenie glikolu)
Układ elektryczny
- Sprawność urządzeń zabezpieczających
- Zasilanie
- Pobór mocy
- Połączenia elektryczne
- Kontrola stanów przewodów elektrycznych i ich izolacji
- Kontrola pracy sprężarki oraz stanu izolacji komory sprężarkowej
Układ chłodniczy
- Stan sprężarki
- Wydajność płytowego wymiennika ciepła oraz opór osadów
- Ciśnienie pracy
- Szczelność układu hydraulicznego
- Funkcjonowanie presostatów wysokiego i niskiego ciśnienia
- Stan filtra odwadniacza
Kontrola mechaniczna
- Sprawdzić czy wszystkie połączenia śrubowe nie są luźne
- Sprawdzić stan obudowy. Jeśli doszło do utlenienia niektórych elementów należy je pomalować farbą zapobiegającą utlenianiu.
- Zakres czynności do wykonania przy serwisie zestawów hydroforowych,
które udokumentowane będą oddzielnym protokołem:
- Sprawdzić cichobieżność pompy i silnika napędowego oraz szczelność uszczelnienia pierścieniem ślizgowym.
- Sprawdzić elementy odcinające, spustowe i zwrotne pod względem działania i szczelności.
- Oczyścić łapacze zanieczyszczeń w reduktorze ciśnienia (jeśli występują).
- Kompensatory (jeśli występują) sprawdzić pod kątem zużycia.
- Sprawdzić ciśnienie wstępne i zbiornik sterujący pod kątem szczelności.
- Sprawdzić automatykę przełączania.
- Sprawdzić punkty włączenia i wyłączenia zestawu hydroforowego.
- Sprawdzić dopływ wody, ciśnienie wstępne, układ kontroli ilości wody, układ kontroli przepływu i reduktor ciśnienia.
- Sprawdzić zbiornik dopływowy i zawór pływakowy (jeśli występują). Sprawdzić pod kątem szczelności i czystości.
Załącznik nr 2
do zapytania ofertowego na obsługę serwisową urządzeń klimatyzacyjnych, central wentylacyjnych oraz zestawów hydroforowych.
FORMULARZ OFERTY
Nazwa Wykonawcy: ...................................................................................................................
Adres Wykonawcy (kod, miejscowość): .....................................................................................
(ulica, nr domu, nr lokalu): …......................................................................................................
Numer telefonu:............................................... i faksu: ..............................................................
NIP:................................................................... REGON:...........................................................
Adres e-mail: ………………….……………....……………………………...……..……….….……..
Odpowiadając na ogłoszenie dotyczące postępowania na obsługę serwisowa urządzeń klimatyzacyjnych oraz zestawów hydroforowych z dnia ………………………..,
oferujemy wykonanie zamówienia w zakresie i na warunkach określonych w ogłoszeniu oraz w niniejszej ofercie:
Cena za rok świadczenia usługi – zsumowana wartość Tabeli 1 i Tabeli 2.
Cena bez podatku od towarów i usług ........................................................................[PLN]
należny podatek od towarów i usług stawka* {….} %: ................................................[PLN]
Cena z należnym podatkiem od towarów i usług*: ......................................................[PLN]
Miesięczny koszt serwisu (cena za rok podzielona przez 12 miesięcy)
Cena bez podatku od towarów i usług ........................................................................[PLN]
należny podatek od towarów i usług stawka* {….} %: ................................................[PLN]
Cena z należnym podatkiem od towarów i usług*: ......................................................[PLN]
Czas reakcji serwisu na zgłoszenie awarii ………………. godz.1
Oświadczamy, że:
- Złożona oferta jest ważna przez 30 dni;
- W przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach określonych w zapytaniu i ustalonych zZamawiającym oraz w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego;
- Zamówienie zamierzamy / nie zamierzamy2 powierzyć podwykonawcom w następującym zakresie: ……………………………………………………………………
………………..…………………………………………………………………………………..
Nazwa (firma): ……………………...………………………………………………………….
………………..…………………….………………………………………………….…………
4. Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu3.
5. Oświadczam, że wykorzystywane przez mnie środki używane do czyszczenia klimatyzacji i wentylacji spełniać będą następujące wymagania:
- zawierają środki biobójcze,
- są nietoksyczne, nie mają właściwości żrących, nie zawierają chloru i aldehydów,
- niszczą wirusy, bakterie, grzyby, drożdże i pleśnie
- są niepalne, nie powodują korozji, są niedrażniące, nie wydzielają oparów,
- posiadają dopuszczenie do użytku.
Załącznikami oferty są następujące dokumenty:
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
……………………………………………………………………………………………………………
TABELE CENOWE
Wykonanie czynności serwisowych i konserwacyjnych niżej wymienionych instalacji i urządzeń zgodnie z następującą częstotliwością (w tabeli należy podać cenę za rok przeglądu):
Tabela 1
|
przegląd okresowy dwa razy w roku oraz comiesięczna ocena stanu technicznego |
Ilość sztuk |
Cena netto za jedną sztukę |
Wartość netto (2x3) |
Cena brutto |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
budynek A: |
|
|
|
|
|
szt.6 |
|
|
|
|
szt.1 |
|
|
|
|
szt.1 |
|
|
|
|
szt.3 |
|
|
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
budynek B: |
|
|
|
|
|
szt.1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
budynek C: |
|
|
|
|
|
szt.1 |
|
|
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
budynek D: |
|
|
|
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
budynek E: |
|
|
|
|
|
szt. 7 w tym: |
|
|
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
szt. 2
|
|
|
|
|
szt. 9 |
|
|
|
|
szt. 6 |
|
|
|
|
szt. 1 |
|
|
|
|
szt. 1 |
|
|
|
|
szt.3 |
|
|
|
|
szt.2 |
|
|
|
|
SUMA: |
|
|||
Wykonanie czynności serwisowych i konserwacyjnych niżej wymienionych instalacji i urządzeń zgodnie z następującą częstotliwością (w tabeli należy podać cenę za rok przeglądu):
Tabela 2
|
przegląd okresowy raz w roku: |
Ilość sztuk |
Cena netto za jedną sztukę |
Wartość netto (2x3) |
Cena brutto |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Budynek A,D,E,F: |
|
|
|
|
|
zestaw hydroforowy na cele ppoż./bytowe 3/2 razem |
szt.5 |
|
|
|
|
Kurtyny powietrzne Olefini |
szt.4 |
|
|
|
|
SUMA: |
|
|||
RAZEM = TABELA 1 i 2 ……………………netto …………………………..brutto
|
|
||
|
miesięczny koszt serwisu (ryczałt) Razem/12mcy |
netto |
brutto |
|
|
|
|
…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.
…………………………………………
(podpis)
1 Niewypełnienie pola będzie skutkowało nieprzyznaniem punktów w kryterium poza cenowym
2 Niewypełnienie powyższego pola skutkowało będzie przyjęciem oświadczenia o braku udziału podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia